Découverte de l'Assistant de Gestion
Enregistrer les factures clients
Enregistrer les factures fournisseurs
Enregistrer les règlements clients
Remettre en banque les règlements reçus
Enregistrer les règlements fournisseurs
Payer les échéances des emprunts ou leasings
Virer des fonds d'un compte à un autre
Pour les commerçants : caisse enregistreuse
Obtenir d'autres informations (dont documents comptables)
Faire plusieurs choses à la fois
Remettre le dossier de prise en mains dans son état d'origine
Annexes
Comment démarrer une compta avec Assigest
Aide-mémoire des actions de fin d'exercice
AssiGest signifie Assistant de Gestion comptable.
Son but est de rendre la gestion comptable simple et agréable afin d'être constamment à jour.
L'apport d'AssiGest
Les informations nécessaires à la gestion comptable sont constamment disponibles.
Les relations clients/fournisseurs/banques/administrations sont facilitées et les bonnes décisions peuvent être prises en temps utile.
La difficulté bien connue de la gestion comptable, c'est d'enregistrer régulièrement les événements comptables de manière à ce que les informations retournées soient à jour.
L'idée de la caisse enregistreuse
L'idée d'une solution à ce problème est née en observant un commerçant établir rapidement et aisément un ticket de caisse enregistreuse au moment même de l'encaissement d'une vente.
Grâce à cet enregistrement immédiat, il disposera, en fin de journée ou de période, d'un récapitulatif détaillé des ventes, par affectation et mode de règlement.
On imagine ce qui se passerait si les tickets n'étaient pas enregistrés à chaque vente.
Peut-on être constamment à jour en gestion comptable ?
Pourquoi ne pas étendre ce système à tout événement lié à la comptabilité et à la trésorerie ?
Il suffit que chaque enregistrement soit aussi aisé et rapide que celui d'un ticket de caisse enregistreuse.
A tous moments, on peut commander l'affichage ou l'impression de l'information dont on a besoin.
Nombre d'événements à enregistrer
Quels sont les événements comptables quotidiens ou périodiques d'une petite entreprise ?
· Etablir des factures clients
· Faire des entrées et sorties de caisse si l'on est commerçant
· Recevoir des factures fournisseurs
· Recevoir des règlements clients
· Remettre en banque les règlements reçus
· Payer les fournisseurs, les salariés, les organismes divers
· Payer les échéances des emprunts ou leasings
· Virer des fonds d'un compte à un autre
La découverte
Pour découvrir AssiGest, il suffit d'effectuer quelques enregistrements de chacun de ces événements et voir ce que le logiciel sait en faire.
A l'entrée dans le logiciel, le dossier de prise en mains est proposé : cliquer sur <Continuer>.
Enregistrer les factures clients
Cliquer sur <Choix des fonctions> puis <Enregistrer une facture>
(On pourra plus tard utiliser les raccourcis représentés par des icones)
La dernière facture enregistrée est affichée. Cliquer sur <Nouveau>
Type de justificatif : sélectionner "facture client".
Saisir le montant TTC : 450.87 par exemple.
La date du jour est proposée.
Cliquer sur les lunettes à côté de NOM et sélectionner le client CRI.
On constate que le guide d'affectations, le mode de paiement et la date de règlement reçoivent les informations liées au client CRI.
Cliquer sur <Valider>
A la question "Règlement ?" , répondre Non.
La facture est enregistrée, comptabilisée et notée sur l'échéancier client.
Temps : 10 secondes.
Pour voir les ventilations comptables, cliquer sur l'onglet "Affectations".
Dans le dossier de prise en mains, les ventes sont comptabilisées en TTC.
On pourra voir la ventilation automatique du HT et de la TVA en enregistrant les factures fournisseurs.
Enregistrer d'autres factures clients comme ci-dessus, en changeant le montant et le nom sélectionné.
Enregistrer 2 ou 3 factures avec le même nom pour tester ensuite le règlement groupé.
Enregistrer les factures fournisseurs
Cliquer sur <Nouveau>
Type de justificatif : sélectionner "Facture fournisseur".
Cliquer sur TTC et saisir le montant : 827.50 par exemple.
Cliquer sur les lunettes à côté de NOM et sélectionner SOGAPEL.
Cliquer sur <Valider>. Règlement ? Non
La facture est enregistrée, comptabilisée et notée sur l'échéancier fournisseur.
Temps : 10 secondes.
Voir les ventilations comptables HT et TVA en cliquant sur l'onglet "Affectations".
Enregistrer d'autres factures fournisseurs comme ci-dessus en changeant le montant et le nom sélectionné.
Enregistrer 2 ou 3 factures avec le même nom pour tester ensuite le règlement groupé.
Informations retournées
Voyons déjà, à ce stade, ce que le logiciel nous retourne et la facilité avec laquelle on peut atteindre un de ces enregistrements pour le modifier éventuellement.
Factures en attente de règlement
Quitter l'enregistrement factures en cliquant sur <Echap>
Cliquer sur <Consulter, Imprimer>.
Factures et justificatifs <Suite> Factures en attente de règlement <Suite> Toutes <Suite>
Accepter la date limite <Suite> Ecran en aperçu détaillé <OK>
Les factures Fournisseurs et Clients en attente de règlement s'affichent.
Affectations comptables des factures
Cliquer sur <Abandon> puis sur "Affectations des factures" <Suite> "Des factures période" <Suite>
Date Début : 1er jour du mois en cours <Suite> et OK pour impression à l'écran.
Les affectations comptables des factures s'affichent dans l'ordre du plan comptable.
Cliquer sur <Abandon> puis sur <Quitter>.
Recherche d'une facture pour la modifier
Cliquer sur <Rechercher, Corriger> puis sur <Factures fournisseurs par nom et date>.
Date début : premier jour du mois en cours. Cliquer sur <Visualise>.
Sélectionner une facture et changer, par exemple, la date paiement prévue. Cliquer sur <Modifier>.
<Echap> <Sommaire>
Enregistrer les règlements clients
<Choix des fonctions> puis <Recevoir un règlement>.
Les factures en attente s'affichent à gauche : sélectionner une facture et cliquer sur <Ajoute>
Elle passe dans le tableau de droite.
Accepter le traitement proposé (mise à jour échéancier) et la banque par défaut (BPM)
Cliquer sur <Valider le règlement>
Répondre Oui à la question posée et OK sur le message de bonne fin.
Le règlement est enregistré.
Il se trouve en attente de sa remise en banque avec d'autres règlements.
La facture est notée comme réglée.
Temps : 6 secondes.
Faire de même pour d'autres factures.
Sélectionner aussi 2 factures d'un même nom (Règlement groupé : 1 règlement pour 2 factures)
<Echap> pour revenir au choix des fonctions.
Remettre en banque les règlements reçus
Cliquer sur <Mettre à jour la trésorerie> puis sur <Bordereau de remise en banque>
Les chèques à remettre s'affichent à gauche.
Sélectionner certains chèques et cliquer sur <Ajoute> ou cliquer sur <Tous>
Voir ce qui se passe à droite.
Accepter la banque par défaut (BPM)
Cliquer sur <Imprimer le bordereau> puis OK pour impression à l'écran. <Abandon> ensuite.
Cliquer sur <Mettre à jour la banque>
Le bordereau de remise est imprimé, le mouvement de trésorerie est enregistré sur le compte de banque.
Temps : 15 secondes. <Echap> pour revenir au choix des fonctions.
Enregistrer les règlements fournisseurs
Cliquer sur <Faire un règlement>
Les factures à régler par chèque s'affichent à gauche : sélectionner une facture et cliquer sur <Ajoute>.
Traitement proposé : cliquer sur "Mise à jour compte trésorerie"
Accepter la banque par défaut. (BPM)
N° de chèque : taper 456
Cliquer sur <Valider le règlement> puis OK pour le message de bonne fin.
Le compte de banque BPM est mis à jour, la facture est notée comme réglée.
Pour les règlements suivants, il ne sera pas nécessaire de taper un numéro de chèque : il s'augmente de 1 automatiquement.
Enregistrer d'autres paiements fournisseurs.
Cliquer aussi sur "Autres moyens" pour les règlements par prélèvements.
Echéanciers
Cliquer sur <Consulter, Imprimer> puis sur <Echéanciers>. OK pour impression à l'écran.
Accepter la date limite proposée.
Les règlements à terme, dont l'échéance n'est pas encore atteinte, s'affichent.
Les règlements reçus non encore remis en banque s'affichent également.
<Annuler> <Retour>
Mouvements bancaires
Cliquer sur "Comptes de trésorerie" <Suite> "Liste des Mouvements <Suite>
Accepter la banque proposée. Date début : 1er jour du mois en cours.
Le détail des retraits et versements en banque du mois s'affichent ainsi que le solde actuel.
<Annuler> <Sommaire>
Modifier un mouvement ET
voir toute la chaîne d'opérations liées au mouvement
<Choix des fonctions> <Rechercher, Corriger> <Mouvements de trésorerie>
Accepter la banque proposée (BPM)
Date début : 1er jour du mois en cours.
Les mouvements du mois s'affichent : sélectionner l'un d'eux.
Le mouvement s'affiche : on peut atteindre le ou les règlements concernés en cliquant sur <Règlements>.
Sélectionner l'un d'eux : le règlement s'affiche.
On peut atteindre la ou les factures concernées en cliquant sur <Factures>.
<Echap> pour revenir sur la fenêtre précédente.
Liaisons et protection des enregistrements
On ne peut pas supprimer un mouvement s'il a reçu une date de relevé bancaire.
Lorsqu'on supprime un mouvement, le ou les règlements liés à ce mouvement reviennent à l'état "en attente de mouvement", autrement dit, sur les échéanciers.
On ne peut pas supprimer un règlement si le mouvement existe.
Lorsqu'on supprime un règlement, la ou les factures liées à ce règlement reviennent à l'état "en attente de règlement".
Supprimer un mouvement de trésorerie ou un règlement ne signifie en aucun cas une disparition : il s'agit simplement d'une modification de l'état des enregistrements liés.
Ce système de liaisons factures/règlements/mouvements de trésorerie assure la fiabilité des données.
C'est la caractéristique essentielle de ce logiciel.
Ce sont les liaisons qui permettent la génération automatique des journaux comptables.
Rechercher également des règlements reçus et des règlements émis.
Constater que le titre du règlement qui s'affiche indique si le mouvement lié existe ou non.
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Payer les échéances des emprunts ou leasings
Cliquer sur <A faire aujourd'hui> puis <Débiter banque échéances fournisseurs>
Les règlements dont l'échéance est atteinte s'affichent : sélectionner l'un d'eux.
Accepter la banque proposée (BPM) et cliquer sur <Mettre à jour la banque>.
Faire de même pour une ou deux autres échéances.
Voir le résultat sur le compte bancaire par <Consulter, Imprimer>
"Comptes de trésorerie" <Suite> "Liste des mouvements" <Suite>
Date début : 1er jour mois en cours <Suite> et OK pour impression écran.
Revenir au sommaire.
Virer des fonds d'un compte à un autre
Cliquer sur <Choix des fonctions> puis <Mettre à jour la trésorerie>
Cliquer sur <Mouvement compte à compte>
Montant : 500
Cliquer sur les lunettes à côté de "Retrait du compte" et sélectionner BPM.
Cliquer sur les lunettes à côté de "Versement à " et sélectionner SLB.
Cliquer sur <Mettre à jour les 2 comptes.
On peut vérifier le résultat sur chaque compte par <Consulter, Imprimer> puis <Comptes trésorerie>.
Pour les commerçants : Caisse enregistreuse
Cliquer sur <Caisse enregistreuse> : le dernier ticket enregistré est affiché.
Cliquer sur <Nouveau> : par défaut, c'est un encaissement.
Code vendeur : 3 (Bernard)
Nom du client : (facultatif)
Appuyer sur F1
P.U. TTC : taper 15 puis cliquer sur F4 : Serrurerie ou appuyer sur F4
Cliquer sur <Enregistrer>
Cliquer sur <Imprimer> puis OK pour impression à l'écran.
On obtient 2 exemplaires du ticket sur une feuille A4, l'un pour le client, l'autre à conserver.
Enregistrons maintenant une dépense.
Cliquer sur <Nouveau> puis sur <Encaissement>
Sélectionner "Retraits d'espèces" et appuyer sur F1
On constate que les libellés des touches ont changé.
P.U. TTC : taper 5 puis cliquer sur F2 : Poste ou appuyer sur F2
Cliquer sur <Enregistrer>
Enregistrer quelques encaissements et quelques retraits en variant les affectations.
Cliquer sur <Journal> et OK pour accepter les dates proposées et OK pour impression écran
Le détail des Encaissements et Retraits de la journée s'affiche, par mode de règlement.
Cliquer sur <CA Secteur> pour obtenir le détail des encaissements par affectation.
Cliquer sur <Centralisation journée> pour générer les écritures comptables de la caisse.
Cliquer sur OK pour accepter la date du jour proposée.
Voir le compte de trésorerie "Tiroir-Caisse" par <Consulter, Imprimer> (Date début = Date du jour)
Imprimer le relevé décadaire BPM au --/--/-- joint en annexe.
Prendre en mains ce relevé comme si vous le receviez au courrier.
<Choix des fonctions> <Mettre à jour la trésorerie> <Relevé bancaire>
La banque BPM est proposée : cliquer sur <Nouveau>
Le solde début est automatiquement reporté.
Entrer le solde fin : 25 932 et saisir une date de fin (date du jour par ex.)
Cliquer sur <Enregistrer> puis sur <Composition>
Tous les retraits enregistrés sont affichés à gauche.
Le relevé va se composer à droite jusqu'à ce que le reste à pointer soit à zéro.
Les sommes sont dans l'ordre croissant des montants, donc très rapidement repérables.
Sélectionner chaque somme de la colonne "Retraits" du relevé papier et cliquer sur <Ajoute>
Arrivé à la dernière, il s'agit d'agios de 72 F qui n'apparaissent pas car non encore enregistrés.
Cliquer sur <Le mouvement est à enregistrer> puis sur "Retrait"
Accepter "justificatif inexistant" et cliquer sur <OK>
TTC : entrer 72 Nom : BPM
Appuyer sur ENTREE
Le formulaire d'affectations se présente avec 72.00 dans "Reste à affecter"
Cliquer sur <Ajouter>
Dans "Argument de recherche", taper les 2 premières lettres de AGIOS pour localiser rapidement le compte.
Sélectionner AGIOS : une fenêtre demande le montant à affecter.
Cliquer sur "solder" puis sur OK.
Répondre OUI à la question "Règlement ?"
Répondre OUI à la question "Avec mouvement de trésorerie ?"
Cliquer sur <Valider>, OK pour message de bonne fin puis <Echap>
On revient sur le relevé et maintenant on peut sélectionner la somme de 72,00
Les 4 869 de retraits sont pointés.
Cliquer maintenant sur <Afficher les versements>
Sélectionner les 3 sommes figurant dans la colonne "Versements" du relevé papier.
Reste à pointer : 0 Le pointage du relevé est terminé.
Cliquer sur <Quitter> et revenir au Sommaire.
Rappels clients
Cliquer sur <A faire aujourd'hui> puis <Réclamer clients échus>
Les factures qui devraient être réglées à ce jour s'affichent.
Sélectionner les factures d'un même nom et cliquer sur <Imprimer lettres> (à l'écran)
Utiliser le zoom (-) pour voir la lettre dans son entier.
Documents comptables
<Choix des fonctions> <Comptabilité>
Cliquer sur <Préparer les écritures comptables>
Répondre Non à la question posée concernant la suppression des OD provisoires.
Date fin : fin du mois en cours
Cliquer sur <Continuer>
Le logiciel traite les informations entrées.
En fin de préparation, une question est posée : Voulez-vous ajuster les frais généraux ? (par rapport aux prévisions.)
Répondre Non.
Dans la colonne de droite "Imprimer", cliquer sur <Balance> et OK pour impression écran.
Cliquer ensuite sur <Grand-Livre>
Compte début : sélectionner le 1er compte.
Compte fin : sélectionner le dernier compte.
Demander ensuite :
· le journal général
· le justificatif détaillé du solde des comptes 400/410
· les charges à payer
· le rapprochement bancaire
Faire plusieurs choses à la fois
Enregistrer par exemple la facture d'entretien d'un véhicule qui vient d'être payée comptant par chèque chez Renault.
Cliquer sur <Enregistrer une facture> puis <Nouveau>
Type de document : Sélectionner "Facture fournisseur"
Taper le montant (156 par exemple)
Cliquer sur les lunettes à côté de NOM pour sélectionner RENAULT.
Cliquer sur Valider.
A la question "Règlement ? ", répondre Oui
A la question " Avec mouvement de trésorerie ? ", répondre Oui
Saisir le n° de chèque et valider.
La facture Renault est complètement traitée en 10 secondes. Elle peut être classée.
On peut voir son règlement en cliquant sur <Règlement>, le mouvement de trésorerie du règlement en cliquant sur <Mouvement> et les affectations en cliquant sur l'onglet "Affectations".
Remettre le dossier de prise en mains dans son état d'origine
Sur l'écran d'accueil, cocher "Restaurer dossier Essais d'origine".
Sur l'écran d'accueil, cliquer sur <Dossiers> : les dossiers existants s'affichent.
Cliquer sur Nouveau.
Taper le nom abrégé du dossier.
Saisir le nom et l'adresse de l'entreprise.
Saisir la date de début d'exercice.
Cliquer sur <OK>
On revient sur la liste des dossiers.
Sélectionner le nouveau dossier et cliquer sur Choisir.
L'écran d'accueil affiche le dossier comme dossier en cours.
Cliquer sur Continuer.
Un message indique que les fichiers du dossier vont être créés et propose d'en récupérer certains à partir d'un dossier existant.
Si réponse Oui, les dossiers existants sont proposés : sélectionner celui voulu. (Essais, par exemple)
Les fichiers du dossier s'affichent.
Récupérer principalement :
- les Affectations comptables (5 fichiers : Aff, Clasco, Defco, Guidaff, Ftva),
- les Modes de paiement (Modpai)
et selon le cas :
- les Nomenclatures ( Art et Soufam),
- les Banques et caisses (BQ),
- les Adresses ( 3 fichiers : Activ, Adr, Adr2).
Sélectionner les fichiers voulus en tenant la touche Ctrl appuyée et cliquer sur Ouvrir.
(Il sera toujours possible de récupérer des fichiers par le menu déroulant de l'écran de choix des fonctions : Fichiers, Récupérer fichiers)
Le nouveau dossier est prêt à recevoir des enregistrements.
Auparavant, il faut préparer le nouveau dossier à effectuer tous les automatismes qui facilitent les enregistrements.
Un conseiller comptable est indispensable à ce stade.
Cliquer sur <Choix des fonctions> puis <Fichiers de base>
Plan des affectations
Modifier d'abord le plan comptable récupéré dans un autre dossier : supprimer les comptes qui ne concernent pas le nouveau dossier et créer les comptes spécifiques de ventes et d'achat.
Ils seront nécessaires pour créer les guides d'affectation des opérations les plus courantes. (Ventilation HT et TVA)
Banques et caisses
Créer les comptes de trésorerie de l'entreprise
Modes de paiement
Voir s'il y a des modes particuliers à ajouter
Guides d'affectations
Créer les guides d'affectations qui seront attachés aux clients et fournisseurs habituels.
Adresses diverses
Créer les clients et fournisseurs habituels en leur attachant un mode et délai de paiement ainsi qu'un guide d'affectations.
Si la caisse enregistreuse est utilisée :
Cliquer sur <Caisse enregistreuse> et <Modifier libellé boutons>.
Les affectations 1 à 9 et A à C sont les libellés des boutons d'encaissements.
Les affectations D à O sont les libellés des boutons de retraits d'espèces.
Un n° de compte de vente doit être attaché à chaque bouton.
Voir l'exemple du dossier de prise en mains
Le bouton "Gescor" donne accès à des fonctions plus spécifiques de gestion de stocks, commandes et facturation.
Ces fonctions sont utilisables par des Entreprises dont les tarifs de vente sont TTC, dont les produits sont des prestations en atelier ou des marchandises vendues en l'état. (voir le manuel d'utilisation, sommaire, chapitre Gescor)
********************
Banque Populaire du Midi
Relevé décadaire au --/--/----
Solde précédent créditeur au --/--/---- 12 350.00
Retraits Versements
====== =========
---------------------------- 548.00
---------------------------- 458.00
---------------------------- 735.00
---------------------------- 1 756.00
---------------------------- 845.00
---------------------------- 1 886.00
---------------------------- 1 300.00
Remise chèques 15 720.00
Agios 72.00
Total des opérations 4 869.00 18 451.00
Solde créditeur au --/--/---- 25 932.00
Comment démarrer une compta avec Assigest
Il faut disposer des documents du dernier bilan ou de la dernière situation :
- Balance générale
- Détail des soldes clients/Fournisseurs
- Chèques à remettre, Effets à recevoir, Effets à payer
- Derniers relevés bancaires et rapprochements avec comptabilité
Création d'un dossier
Ouvrir Assigest et créer un dossier.
Date de début d'exercice : celle de l'exercice précédent (car il faudra entrer certaines opérations de l’exercice précédent : factures non réglées, effets à payer et à recevoir et mouvements bancaires non pointés)
Lorsque le dossier est créé, cliquer sur Continuer.
Une proposition de récupérer des fichiers d'un dossier existant est faite.
Fichiers de base
Affectations comptables
Supprimer les comptes ne figurant pas sur la balance et créer ceux qui n'existent pas. Le but est d'obtenir un fichier contenant les mêmes comptes que la balance.
Guides d’affectations
En fonction des factures des fournisseurs et des clients, repérer les comptes les plus fréquemment utilisés pour les achats et les ventes afin de créer des guides de ventilation automatique en H.T. et TVA. (Fonction Fichier de base, guides d'affectations)
Adresses diverses
Repérer les fournisseurs et les clients les plus courants et créer leur fiche avec la fonction "Fichiers de base, Adresses diverses". Entrer leurs conditions habituelles de paiement et leur attacher les guides d'affectations voulus.
Exemple de liaisons guides d’affectation/clients et fournisseurs
Si les achats utilisent fréquemment le compte 601100 pour le HT et 445660 pour la TVA récupérable, créer un guide intitulé "ACH MP" (achats matières premières) et lui attacher ces deux comptes.
Si DURAND est un fournisseur de matières premières dont les factures sont réglées par chèque à 60 jours, créer sa fiche adresse, sélectionner ses conditions de paiement et lui attacher le guide "ACH MP".
Ainsi, pour enregistrer une facture de DURAND, il suffira de taper le montant TTC puis DURAND pour que la facture soit automatiquement ventilée en HT et TVA, avec les bons numéros de comptes et notée sur l'échéancier fournisseur pour un paiement par chèque à 60 jours.
A la date voulue, la facture s'affichera dans la liste des règlements à faire.
Une astuce
S'il y a fréquemment des notes de carburant et des notes de restaurant dont le nom de la station ou du restaurant n'a pas grande importance, créer un guide CARBU et un guide RESTO puis un fournisseur CARBU et un autre RESTO en leur attachant le guide voulu.
Ainsi, pour enregistrer une note de carburant, il suffira de taper le montant et
CARBU comme nom de fournisseur. Difficile de faire plus simple et plus rapide.
Repérer les autres cas où cette astuce peut s'appliquer.
Ne pas hésiter à consacrer tout le temps nécessaire à cette préparation.
Il y aura des gains de temps très importants dans l'enregistrement des opérations ainsi qu'une grande facilité et un risque infime d'erreurs.
Et surtout, disparition de certains aspects fastidieux de la gestion comptable et de l'accumulation des retards dans le traitement des factures et règlements.
Banques
Saisir une fiche descriptive par banque.
Mettre en solde début le solde du dernier relevé de l'exercice précédent. (et non celui de la balance)
Cocher la case "Banque par défaut" de la banque la plus utilisée.
Pour les comptes de type "Caisse", mettre le solde de la balance en solde début.
Modes de paiement
Vérifier s'il n'y a pas de modes de paiement à ajouter à ceux déjà existants.
Enregistrement des opérations non terminées de l'exercice précédent
Factures non réglées
Enregistrer les factures non réglées de l'exercice précédent.
Date : celle de fin de l'exercice précédent.
L'affectation comptable n'ayant pas d'importance dans ce cas, affecter le TTC au compte d'attente (ATT, 470100) - Répondre "non" à la question "Règlement ?"
Effets à payer ou à recevoir
Enregistrer les effets à payer ou à recevoir comme ci-dessus en répondant "oui" à la question "Règlement ?" et "non" à la question "avec mouvement ?"
Après avoir répondu « oui » à la question « Règlement ? », la banque par défaut est proposée. Possibilité d’en sélectionner une autre, le cas échéant.
Mouvements bancaires figurant sur un relevé du nouvel exercice
Enregistrer les mouvements non pointés comme ci-dessus en répondant "oui" aux 2 questions.
Modification de la date de début d’exercice
Contrôler les enregistrements à la date de fin de l’exercice précédent par la fonction « INFOS », Factures non réglées, Echéanciers, Mouvements de trésorerie non pointés.
L'enregistrement des opérations de l'exercice précédent étant terminé et contrôlé, remettre la bonne date de début d'exercice en cliquant sur Dossiers, Sélection du dossier et Modifier.
Enregistrement des soldes de reprise
Enregistrer les soldes de la dernière balance par la fonction "Opérations diverses".
Date : 1er jour du nouvel exercice - Libellé : Reprise
Entrer le solde global des fournisseurs (effets à payer compris) au compte collectif 400 intitulé C400 et le solde global clients (effets à recevoir compris) au compte collectif 410 intitulé C410.
Enregistrement des opérations du nouvel exercice
L'enregistrement des factures et règlements du nouvel exercice peut commencer.
En cliquant sur « Faire un règlement », on verra s’afficher les factures non réglées de l’exercice précédent, prêtes à être sélectionnées à la date voulue pour être réglées.
En cliquant sur « Mettre à jour la trésorerie » puis « Echéancier clients », on verra s’afficher les effets à recevoir de l’exercice précédent, prêts à être sélectionnés à la date voulue pour versement à la banque.
En cliquant sur « Mettre à jour la trésorerie » puis « Echéancier fournisseurs », on verra s’afficher les effets à payer de l’exercice précédent, prêts à être sélectionnés à la date voulue pour retrait de la banque.
Lorsqu’on entrera le premier relevé bancaire de l’exercice, on verra s’afficher les mouvements non pointés de l’exercice précédent, prêts à être sélectionnés.
Aide-mémoire des actions de fin d’exercice
15 jours après la fin de l’exercice, effectuer les opérations suivantes :
- Vérification fichiers (anomalies matérielles éventuelles)
- Contrôle relevés non équilibrés
- Contrôle des factures en attente de règlement (doublons éventuels)
- Contrôle des échéanciers
- Contrôle des mouvements non pointés sur relevés Fait le _______________
- Préparation des écritures comptables
- Impression de la balance
- Impression des soldes 400/410
- Comparer les soldes 400/410 de la balance avec cette liste
- Impression des rapprochements bancaires (écart avec balance à zéro)
- Mise en clôture provisoire
- Transmission balance, OD, soldes et rapprochements à l’expert-comptable
- Attente feu vert pour impression grand-livre Fait le _______________
A réception de la balance définitive du bilan et des od de fin d’exercice :
- Saisir les OD de fin d’exercice
- Remplacer OD dans préparation
- Impression de la balance
- Comparaison avec la balance définitive Fait le _______________
Si les 2 balances sont identiques :
- Sauvegarde à étiqueter soigneusement et mettre à l’abri
- Impression des documents comptables (1)
- Clôture définitive (génération des à-nouveau)
- Transmission des OD (à nouveau) à l’expert-comptable Fait le _______________
A la fin du 2ème trimestre de l’exercice :
- Sauvegarde avant purge (à conserver)
- Purge
- Vérification fichiers Fait le _______________
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(1) Balance, grand-livre, journaux, opérations diverses, soldes 400/410, rapprochements bancaires pour chaque banque
Pourquoi j’utilise un logiciel de gestion assistée
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Bonjour, je suis Lionel.
Je suis artisan et je fais des travaux chez des particuliers.
Je n’ai aucune notion de comptabilité mais je tiens à maîtriser mes chiffres.
Mon travail à l’extérieur est terminé ; j’arrive chez moi. Il est 17 H.
Le courrier du jour m’attend : 2 factures fournisseurs, 2 chèques clients et un relevé de la banque.
Un message de mon expert-comptable me demande :
- une balance à jour
- un grand-livre
- le rapprochement bancaire
- la justification des soldes clients/fournisseurs.
(c’est du chinois pour moi)
J’ai dans ma poche un ticket de carte bancaire payée à mon garage.
Je dois facturer un client dont je viens de terminer le travail.
Il y a peut-être aujourd’hui des factures dont l’échéance est atteinte et que je dois régler.
Il y a peut-être d’autres choses à faire dont je n’ai pas la moindre idée.
Y aura t-il assez d’argent à la banque pour couvrir les prochains prélèvements ?
Y a t-il des règlements à réclamer ?
Après ma journée de travail, ce travail de gestion n’est pas ma distraction préférée.
Heureusement, depuis que j’utilise un logiciel de gestion assistée, je sais que ça va aller très vite et qu’il n’y aura pas de recherches fastidieuses à faire.
Je mets mon portable en marche et je lance Assigest.
Je clique sur « à faire aujourd’hui ».
Premier bouton : je vois 3 chèques à remettre mais j’attends de rentrer les 2 reçus ce jour.
Deuxième bouton : je vois un client dont le règlement est en retard : il faut le relancer.
Troisième bouton : je vois qu’il y a des chèques à établir pour régler des fournisseurs.
Quatrième bouton : Je vois que je vais être crédité de 2 traites remises à l’encaissement.
Cinquième bouton : Je vois les futurs prélèvements qui vont se produire sur mon compte bancaire.
Attaquons. Il est 17H15
Je clique sur <Choix des fonctions> puis « Recevoir un règlement » pour les 2 chèques reçus.
Je sélectionne 3 factures de CRI, 1582.95 ; je valide ; idem pour Didier, 985.00
Je reviens dans « à faire aujourd’hui »
Je sélectionne les chèques à remettre en banque. (le bordereau s’imprime, la banque est mise à jour)
J’établis les chèques aux fournisseurs (sélection des factures, avec mise à jour banque)
Je sélectionne les 2 LCR qui viennent au crédit de mon compte bancaire.
Je sélectionne les prélèvements à retirer du compte. (mise à jour du compte)
Que devient mon solde après tout ça ? (Info, voir le compte, ouf ! il en reste un peu)
Je sélectionne les factures à réclamer à Golf (une lettre s’imprime)
J’enregistre les 2 factures fournisseurs (clic, montant, clic, clic clic, clic)
J’enregistre la carte bleue (idem)
J’enregistre ma facture au client Giraudy (idem)
Je pointe le relevé bancaire : les mouvements sont affichés, classés par montants ; clic sur chaque montant correspondant du relevé. Il y a des frais bancaires dont je n'ai connaissance qu'à réception du relevé : je les enregistre sans quitter le relevé.
Quelques clics pour obtenir les documents comptables (à transmettre à mon expert-comptable en format tableur, par e-mail)
Il est 17H30, tout est en ordre. (15 minutes sans me presser)
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Facture SOGAPEL HT 121.24 TVA 23.76 TTC 145.00 |
Facture MECA LOISIRS HT
277.59 |
Carte bancaire
Renault 65.00 TTC |
Ma facture au client Giraudy
TTC 1 800 |
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