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Assigest a été conçu pour permettre à un responsable de petite entreprise ou à son conjoint de tenir facilement à jour les informations nécessaires à une bonne gestion comptable.
Basé sur quelques choix raisonnables explicités ci-dessous, le logiciel ne fait appel a aucune connaissance de technique comptable : son but essentiel est de retourner à l'utilisateur des informations "à jour" lui permettant d'anticiper et d'agir au mieux des intérêts de l'entreprise, au plan de la gestion comptable.
Le logiciel n'a donc pas du tout l'apparence d'un logiciel de comptabilité.
Pourtant, chaque information entrée est traitée d'une manière comptable par les mécanismes internes du logiciel selon le paramétrage spécifique conseillé par l'expert-comptable : les documents comptables permettant d'établir une situation ou un bilan sont disponibles à tout moment.
Afin que l'expert-comptable puisse intervenir chez les utilisateurs de ce logiciel, il est nécessaire de décrire les mécanismes invisibles qui traitent chaque entrée d'information.
Les termes employés dans les fonctions proposées à l'utilisateur doivent être également définis.
Les définitions données ci-dessous sont le plus souvent un simple rappel de la terminologie utilisée en gestion comptable ; dans quelques cas, pour faciliter la lecture de la présente note, un terme est utilisé avec un sens particulier qui est précisé.
Ensemble des fichiers concernant une Entreprise, une Association, une Famille, etc…
Dans ce logiciel, un règlement reçu ou émis est toujours lié à un ou plusieurs justificatifs.
Le justificatif de règlement est une notion élargie des factures et avoirs.
Le montant d'un justificatif est ventilé en un ou plusieurs montants, chacun étant affecté à un compte du plan comptable.
Un justificatif est donc lié à une ou plusieurs affectations comptables.
Le plan comptable est spécifiquement adapté à l'entreprise par l'expert-comptable.
Enregistrement contenant un nom de guide, un taux de TVA, un numéro de compte de TVA et un numéro de compte HT.
Un guide d'affectations peut être attaché à une fiche adresse ou sélectionné directement en cours d'enregistrement d'un justificatif.
Enregistrement contenant le nom d'une personne ou d'une entreprise, avec son adresse, n° de téléphone et fax, un type d'adresse (Fournisseur, Client, Prospect, Divers), un mode et un délai de paiement et, facultativement, un guide d'affectation.
1 – de type "caisse" : Pas de réception de relevé.
2 – de type "banque" : Réception de relevés à comparer avec les mouvements enregistrés.
Retrait ou Versement sur un compte de trésorerie d'une somme correspondant à un ou plusieurs règlements. (liés à des justificatifs, eux-mêmes liés à des affectations comptables)
Sélection à l'écran des mouvements figurant sur le relevé jusqu'à correspondance exacte.
Des mouvements peuvent être enregistrés en cours de pointage.
Règlements dont le mouvement de trésorerie n'interviendra qu'à terme.
Les justificatifs, affectations, règlements, mouvements de trésorerie sont liés entre eux.
Un mouvement permet d'atteindre les règlements qui le composent.
Un règlement permet d'atteindre les justificatifs concernés.
Un justificatif permet d'atteindre ses affectations comptables.
Une affectation comptable permet d'atteindre le justificatif dont elle fait partie.
Un justificatif permet d'atteindre le règlement dont il fait partie.
Un règlement permet d'atteindre le mouvement dont il fait partie.
Les liaisons sont la caractéristique principale de ce logiciel.
Ce sont les liaisons qui permettent de générer des journaux comptables parfaitement équilibrés.
Les enregistrements liés sont protégés, ce qui garantit l'intégrité absolue des données.
Si un guide d'affectation est attaché à la fiche adresse concernée :
Le guide contient un numéro de compte de TVA, le taux de TVA, un numéro de compte HT.
Le logiciel calcule la TVA et le HT à partir du TTC entré et génère les deux affectations.
L'enregistrement d'un justificatif ne demande que la saisie du montant TTC et la sélection de la fiche adresse concernée.
Sinon :
L'utilisateur sélectionne les comptes voulus et saisit le montant de chaque affectation.
L'enregistrement ne peut être validé tant qu'il subsiste un écart entre montant TTC et total des affectations.
Les affectations générées par un guide peuvent être modifiées.
L'utilisateur sélectionne le ou les justificatifs concernés sur la liste affichée.
Les justificatifs concernés reçoivent le numéro et la date du règlement.
Une différence entre le montant du règlement et le total des justificatifs sélectionnés génère un justificatif du montant de l'écart, affecté à un compte d'écart de règlement.
Ce justificatif généré reçoit le même n° de règlement et même date que les justificatifs sélectionnés.
Simultanément, un autre justificatif de signe contraire, dont le montant est affecté au même compte d'écart de règlement, est généré, mais "en attente de règlement".
L'effet sur le compte écart de règlement est donc nul, ce qui est normal puisqu'il existe un justificatif en attente du règlement du solde.
La différence entre les deux justificatifs générés est que l'un est lié à un règlement et l'autre en attente de règlement.
Si l'écart est négligeable, le justificatif en attente de règlement peut être supprimé et dans ce cas, le compte écart de règlement présente bien le montant de l'écart.
Le compte 400 reçoit tous les règlements émis ainsi que leurs justificatifs. (sauf émission de règlements d'avoirs client : 410)
Le compte 410 reçoit tous les règlements reçus ainsi que leurs justificatifs. (sauf réception de règlements d'avoirs fournisseurs : 400)
Le solde de ces comptes est constamment justifié en détail.
Comment ?
Rappel : un règlement correspond toujours à un ou plusieurs justificatifs saisis ou générés.
Les règlements sont liés aux justificatifs.
On dispose donc en permanence des justificatifs non liés à un règlement.
Ce sont des justificatifs en attente de règlement.
Les mouvements de trésorerie sont liés aux règlements.
On dispose donc en permanence des règlements non liés à un mouvement de trésorerie.
Ce sont des règlements en attente de mouvement de trésorerie ou échéanciers.
N.B. Du point de vue du spécialiste, le passage de tous les règlements par les comptes 400/410 peut paraître très lourd; mais la puissance de l'informatique et l'ergonomie du logiciel rendent cette surcharge totalement transparente pour l'utilisateur.
En revanche, dans le contexte d'une petite entreprise ou d'une association, le bénéfice est considérable puisqu'il permet à des non spécialistes de tenir une comptabilité constamment équilibrée, avec des listes détaillées de contrôle constamment disponibles.
Confection du bordereau de remise par sélection des règlements en attente de mouvement.
Le total du bordereau génère un mouvement au compte de trésorerie sélectionné, avec contrepartie au 410.
Les règlements reçoivent le n° du mouvement et sa date.
Chaque échéance sélectionnée génère un mouvement au compte de trésorerie sélectionné avec contrepartie au 400.
Les règlements reçoivent le n° du mouvement et sa date.
Deux mouvements sont générés simultanément, l'un au compte de retrait, l'autre au compte de versement par contrepartie 580.
Chaque mouvement reçoit le n° de l'autre et sont donc liés.
Les mouvements sélectionnés reçoivent le n° et la date du relevé.
La fonction "Contrôle relevés" fournit les numéros des relevés non équilibrés.
La liste des mouvements non pointés de chaque compte de trésorerie est constamment disponible.
Centralisation journée : deux justificatifs correspondants aux Recettes et Dépenses du jour sont générés ainsi que les affectations correspondantes. (un total par affectation)
Les dépenses TTC comportant une TVA récupérable sont décomposées en HT et TVA.
Pour chaque mode de paiement, un mouvement est généré au compte de trésorerie nommé "TIROIR-CAISSE".
Le bordereau de remise en banque des chèques et CB (composé par sélections à l'écran) génère un mouvement interne de TIROIR à BANQUE.
Le bordereau de remise en banque d'espèces génère un mouvement interne de TIROIR à BANQUE.
Le solde "espèces" est constamment disponible.
Deux journaux détaillés des encaissements et retraits sont disponibles, l'un par mode de paiement, l'autre, par affectation.
Cas où le règlement d'un ou plusieurs justificatifs ne peut intervenir normalement.
Une OD particulière est générée à un compte de tiers et les justificatifs n'apparaissent plus dans la liste "attente de règlement".
Si le règlement finit par intervenir, le ou les justificatifs peuvent être renvoyés en attente de règlement pour être traités normalement; ou bien, le ou les règlements peuvent être affectés directement à ce compte de tiers.
S'il s'agit d'une créance perdue, l'expert-comptable pourra solder ce compte de tiers par une OD.
Certaines opérations telles que les écarts de règlement, les acomptes, les mises en compte, le résultat, reçoivent automatiquement un numéro de compte déterminé d'avance.
Les numéros de compte des affectations d'office sont modifiables à la mise en route du logiciel, à la meilleure convenance de l'expert-comptable.
Lors du paiement ou d'un encaissement d'un acompte, un justificatif est généré et affecté à un compte "acomptes fournisseur" ou "acomptes client".
Lors de l'enregistrement de la facture concernée par l'acompte, la fonction "Imputer acomptes" génère un justificatif de signe contraire, affecté au même compte que le premier.
La sélection de la facture et du justificatif généré fait apparaître le montant restant à payer.
Le règlement est lié aux 2 justificatifs et correspond bien au total de leur montant.
L'effet de cet acompte sur le compte "acomptes" est maintenant nul. (débit et crédit du montant de l'acompte)
(Mécanisme permettant d'avoir des comptes constamment équilibrés et aisément vérifiables)
Lorsque les premiers documents comptables sont transmis à l'expert-comptable pour préparation du bilan, cette fonction permet d'éviter de modifier involontairement les données de l'exercice en cours de bilan. La date de début d'exercice devient celle du nouvel exercice.
Fonction permettant d'entrer des opérations débit/crédit d'après un bordereau établi par l'expert-comptable.
Liste de comptes dont le détail au grand-livre n'est momentanément pas nécessaire.
La fonction traite les enregistrements de la période demandée et reconnaît les différents types de justificatifs et leur état.
Grâce aux liaisons entre les justificatifs de règlement, les règlements et les mouvements de trésorerie, chaque enregistrement contient les informations nécessaires à la génération d'une écriture comptable.
La fonction génère un historique à partir duquel sont imprimés les documents comptables :
- journaux, (1)
- journal général,
- balance,
- grand-livre,
- justificatif détaillé soldes 400/410,
- rapprochements bancaires justifiant le solde comptable des comptes de trésorerie par rapport au dernier relevé.
(1) Ventes, Achats, Avoirs sur ventes, Avoirs sur achats, Autres recettes, Autres dépenses, Trésorerie, OD
Après contrôle des documents comptables, l'expert-comptable fournit un bordereau d'OD complémentaires. (1)
Après saisie de ces OD, la fonction met à jour l'historique pour une nouvelle impression.
Ainsi de suite jusqu'à obtention des documents définitifs à partir desquels est établi le bilan.
(1) Principalement : extournes à nouveau, affectation résultat, TVA, congés payés, charges et produits constatés d'avance,
intérêts des emprunts, amortissements, corrections d'affectations erronées.
Certains comptes de charges et produits peuvent être affectés à l'un des 4 secteurs d'activité possibles.
Les frais généraux (non affectables) peuvent faire l'objet d'une prévision annuelle et donc d'un prorata mensuel.
Lors de l'établissement de comptes analytiques mensuels, des OD provisoires de proratas de frais généraux sont générées.
Les fonctions "Refaire ajustement des frais généraux", "Supprimer OD provisoires" et "Analyse par Secteur" ne concernent que les utilisateurs désirant connaître les marges par secteur d'activité (C.A. H.T. – coûts directs) et un résultat approché.
Cette fonction affiche le résultat de l'exercice et demande accord pour continuer.
Si accord, le logiciel génère les OD de reprise ou "à nouveau".
Journaux (Importation possible dans le logiciel de l'expert-comptable)
Détail des comptes 400/410 par ordre alphabétique.
Détail des cumuls des comptes de trésorerie
1 - Recherche de doublons éventuels sur 3 listes :
- Justificatifs en attente de règlement
- Echéanciers
- Mouvements non pointés sur relevés
2 – Contrôle de journées de caisse enregistreuse non centralisées
(Une fonction de recherche automatique est proposée après chaque centralisation journée)
3 - Contrôle de relevés bancaires non équilibrés (par la fonction "Contrôle relevés")
4 – Contrôle du solde de caisse
1 – Contrôle des soldes 400/410 de la balance avec liste détaillée soldes 400/410
(seul, un incident matériel pourrait provoquer un écart et un état de contrôle permettrait, dans ce cas, de le situer)
2 – Contrôle des états de rapprochements bancaires (écart avec balance doit mentionner zéro)
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